2020 год — переходный этап для внедрения «электронных трудовых книжек»

На вопросы журнала «Промышленная и экологическая безопасность, охрана труда», касающиеся нововведения, ответила заместитель руководителя Государственной инспекции труда в Республике Башкортостан Оксана Ванскова. 
Оксана Вячеславовна сразу отметила, что в законодательстве понятия «электронная трудовая книжка» нет. Ст. 66.1 ТК РФ введен термин «сведения о трудовой деятельности в электронном виде».

- Оксана Вячеславовна, какова законодательная база для сохранения и ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде?
- С 01.01.2020 г. вступили в силу два федеральных закона, которыми устанавливается возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде, а также вводится обязанность работодателей представлять эти сведения в информационную систему Пенсионного фонда России.
Если конкретнее, то Федеральным законом от 16.12.2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведения о трудовой деятельности в электронном виде» введен термин «сведения о трудовой деятельности» (ст. 66.1 Трудового кодекса РФ). 

Работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде, работодатель выдает трудовую книжку на руки. В нее должна быть внесена запись о подаче работником заявления о предоставлении СТД.

Обязанность работодателей представлять эти сведения в ПФР установлена Федеральным законом от 16.12. 2019 г. № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». 
- Что должен предпринять работодатель в связи с введением «электронных трудовых книжек»?
- 1. Принять или изменить (по необходимости) локальные нормативные акты с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
2. Подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ. 
3. Обеспечить техническую готовность к предоставлению СТД для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ. 
4. По 30.06.2020 г. включительно работодатель обязан в письменной форме проинформировать каждого сотрудника о возможности сделать выбор — продолжить вести его трудовую книжку в бумажной версии либо полностью перейти на электронную.

- Когда подаются первые сведения?
- Первые такие сведения (практически они дублируют привычные нам записи в трудовой книжке) должны поступить от работодателей в ПФР не позднее 15 февраля 2020 года в рамках отчетности о персонифицированном учете застрахованных лиц в электронном виде, а дальше — в зависимости от изменений в трудовой деятельности работника (переведен на другую должность, уволен).
Если все остается как есть, каждый месяц (не позднее 15-го числа) отчитываться не нужно.

- Какую именно информацию о работнике работодатель должен сформировать в электронном виде?
- В сведения о трудовой деятельности включается информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах сотрудника на другую постоянную работу, об увольнении с указанием основания и причины прекращения трудового договора, другая информация, пре-дусмотренная Трудовым кодексом РФ, иным федеральным законом.

- Что будет с имеющимися трудовыми книжками в бумажном виде? Необходимо ли согласие работника с ведением трудовой книжки в электронном виде? 
- Они будут вестись работодателем при условии, что работник подал письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ. Сделать это необходимо по 31.12.2020 г. включительно. То есть до этого срока работник должен в письменной форме сообщить о своем выборе.
Лица, не имеющие возможности до 31 декабря подать указанное заявление по ряду причин (период временной нетрудоспособности; отпуск по уходу за ребенком; отстранение от работы), вправе сделать это в любое время, подав его работодателю по основному месту работы.
Работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем СТД, работодатель выдает трудовую книжку на руки. В нее должна быть внесена запись о подаче работником заявления о предоставлении ему СТД. 
Если сотрудник желает сохранить в отделе кадров и бумажную версию трудовой книжки (электронная будет вестись в любом случае), до конца года следует написать на имя работодателя соответствующее заявление, иначе трудовая книжка будет возвращена. 
За сотрудником, который не отказался от «бумажной» трудовой книжки, сохраняется это право при последующих трудоустройствах к другим работодателям. При этом в дальнейшем работник может подать заявление о ведении только СТД. 

- В какой форме пишется заявление?
- В свободной, от руки, никаких специальных форм и бланков не будет.
- Как быть, если работник не написал заявление?
- В этом случае работодатель продолжает вести его трудовую книжку.

- Как оформить выдачу трудовой книжки работнику, сделавшему выбор в пользу предоставления сведений о трудовой деятельности в электронном виде?
- Работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде, работодатель выдает трудовую книжку на руки. В нее должна быть внесена запись о подаче работником заявления о предоставлении СТД.

- Каковы сроки перехода на новый вид трудовых книжек?
- 2020-й год является переходным этапом, а с 01.01.2021 г. трудовые книжки на впервые поступающих на работу не оформляются. Формирование СТД осуществляется в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

- А если потребуются сведения из «электронной трудовой книжки», как их получить? 
- При необходимости сведения о трудовой деятельности будут предоставляться на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).
Предоставить выписку на бумажном носителе или в форме электронного документа сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), управление Пенсионного фонда России, а также многофункциональный центр оказания госуслуг (МФЦ) — на бумажном носителе.

Запрос сведений о трудовой деятельности

Согласно ст. 66.1. Трудового кодекса РФ работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя ( СТД-Р) способом, указанным в заявлении работника: 
- СТД-Р на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
- СТД-Р в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).
Сроки предоставления  СТД-Р:
- в период работы — не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления;
- при увольнении — в день прекращения трудового договора.
В настоящее время приказ Минтруда России о форме СТД-Р находится на госрегистрации в Минюсте России, но при запросе работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности следует ориентироваться на проект приказа.