Командировка по всем правилам

Основными нормативными правовыми актами, регулирующими служебные командировки работника, являются Трудовой кодекс Российской Федерации и Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

- Что значит «направить в командировку»?
- Трудовой кодекс дает определение понятия служебной командировки — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы и должности, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

- Каков порядок оплаты командировочных расходов? 
- В соответствии со ст. 168 ТК РФ работодатель обязан в случае направления в служебную командировку возмещать работнику:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам федеральных государственных органов, государственных внебюджетных фондов, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации.
Работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных органах субъектов Российской Федерации, работникам территориальных фондов обязательного медицинского страхования или государственных учреждений субъектов Российской Федерации, лицам, работающим в органах местного самоуправления, работникам муниципальных учреждений порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются соответственно нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
Работникам других работодателей порядок и размеры возмещения аналогичных расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. 
Следует напомнить, что Федеральным законом от 30.06.2006 г. № 90-ФЗ была введена ст. 168.1 о возмещении расходов, связанных не со служебными командировками, а со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера. 
Им работодатель возмещает расходы по проезду, найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие), иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками указанных работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

- Что такое «суточные»? Что в них входит? Должно ли предприятие компенсировать сотруднику расходы на питание по чеку?
- По определению ст. 168 ТК РФ суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с проживанием вне места постоянного жительства.
Выплата суточных при направлении работника в командировку является обязательной. При этом выплата является компенсационной и не связана с фактическим выполнением работником своих должностных обязанностей во время командировки. 
Суточные должны быть выплачены за каждый день нахождения в служебной поездке, даже если специалист по каким-либо причинам не исполнял в это время свои трудовые обязанности. Согласно позиции Роструда, даже если возник по вине сотрудника простой, компания не освобождается от обязанности выплатить ему суточные за весь период нахождения в командировке (письмо от 30.04.2008 г. № 1024-6).
Нормативными актами определен следующий размер суточных: для служебных поездок в пределах Российской Федерации — 700 руб., для командировок за границу — 2500 руб. Следует отметить, что эти величины нужно считать минимальным размером для коммерческих организаций. Границу верхних пределов предприятия определяют самостоятельно. Все надбавки и доплаты к суточным, которые устанавливаются в организациях, должны найти отражение в локальном положении о командировках.
 Подтверждения работниками использования суточных не требуется при оформлении авансового отчета после служебной поездки. Каждый вправе использовать эти суммы по своему усмотрению на ежедневные расходы. Но в большинстве случаев командированные работники расходуют суточные на оплату питания и проезд на городском транспорте.

- Может ли работодатель помимо суточных дополнительно оплачивать питание командированных? 
- Ни ч. 1 ст. 168 ТК РФ, ни п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 в числе возмещаемых работодателем командировочных расходов оплату питания работника не указывают.
Работодатель вправе компенсировать работнику стоимость питания в командировке, если порядок такого возмещения установлен в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте. Однако следует иметь в виду, что по мнению контролирующих органов оплата питания работника в командировке облагается НДФЛ. Дело в том, что она не упомянута в числе необлагаемых выплат в связи с командировкой в абзацах 9 и 10 п. 3 ст. 217 Налогового кодекса Российской Федерации. 
Данная позиция отражена в Письме Минфина России от 14.10.2009 г. № 03-04-06-01/263. 

Можно отправить в командировку только в случае  письменного согласия (а при отказе — нельзя): - женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет (ч. 2 ст. 259 ТК РФ); - матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет (ч. 2, 3 ст. 259 ТК РФ); - работников, имеющих детей-инвалидов (ч. 2, 3 ст. 259 ТК РФ); - работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ч. 2, 3 ст. 259 ТК РФ).

- Каковы особенности однодневных командировок? Выплачиваются ли суточные в этом случае?
- При однодневных командировках работникам возмещаются документально подтвержденные расходы на проезд, а также другие расходы, связанные с командировкой и понесенные с разрешения или ведома работодателя. Это следует из норм ст. 168 ТК РФ и Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 (далее положение № 749).
Следует знать, что суточные при однодневных командировках в пределах России не выплачиваются (абз. 4 п. 11 положения № 749). При этом работнику могут быть выплачены деньги взамен суточных, если это предусмотрено нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов госвласти и местного самоуправления.
За пределами Российской Федерации выплачивается 50 % от норм расходов на выплату суточных для загранкомандировок, определенных нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов госвласти и местного самоуправления (п. 20 положения № 749).
Кроме того, работнику не возмещаются расходы по найму жилого помещения в месте командирования, поскольку при однодневной командировке он возвращается домой в тот же день. Если в силу объективных причин работник был вынужден остановиться в пути и арендовать жилье, работодатель обязан возместить понесенные в связи с этим расходы в размерах, установленных нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов госвласти и местного самоуправления (п. 13 положения № 749). 

- Каков порядок отчета по служебным командировкам?
- В положении № 749 говорится, что работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.
К авансовому отчету должны прилагаться документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Запрещается направлять в командировку:

- беременных женщин (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);

- работников, с которыми заключен ученический договор (в период его действия), если командировка не связана с ученичеством (ч. 3 ст. 203 ТК РФ);

- работников в возрасте до 18 лет. Исключения: творческие работники средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков, спортсмены, а также иные лица, участвующие в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений. (ст. 268, ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ);

- работников-инвалидов, если это противоречит индивидуальной программе реабилитации инвалида (ст. 224 ТК РФ, ч. 1 ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 г. № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);

- зарегистрированных кандидатов во время проведения выборов (п. 2 ст. 41 Федерального закона от 12.06.2002 г. № 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации»).