Возмещение работодателем расходов работника

Рассмотрим установленные законодательством правила возмещения работодателем расходов работника, изложенные в приложении к приказу Роструда  от 13.05.2022 № 123 «Руководство по соблюдению обязательных требований трудового законодательства».

Работодатель обязан возмещать работнику некоторые виды расходов, понесенных работником в связи с выполнением поручений работодателя или выполнением работы. 

Виды расходов для возмещения

Виды расходов, которые работодатель обязан возмещать:
- расходы при направлении работника в служебную командировку (ст. 168 ТК РФ);
- расходы, связанные с переездом на работу в другую местность (ст. 169 ТК РФ);
- расходы, связанные со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера (ст. 168.1 ТК РФ);
- расходы при использовании личного имущества работника (ст. 188 ТК РФ).

Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой

При направлении в служебную командировку работодатель сохраняет за работником место работы и средний заработок. Работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные со служебной командировкой.
Не является командировкой работа, которая в соответствии с условиями трудового договора осуществляется в пути или имеет разъездной либо экспедиционный характер, а также работа в полевых условиях.
Виды расходов, подлежащих возмещению:
- расходы по проезду — указанные расходы включают в себя оплату проезда транспортом общего пользования; оплату услуг по оформлению проездных документов; оплату услуг по предоставлению в поездах постельных принадлежностей:
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные): работодатель обязан выплатить работнику суточные за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, все дни, проведенные в пути (с учетом вынужденной остановки), а также период нетрудоспособности;
- иные расходы: к иным расходам относится оплата услуг связи, получения заграничного паспорта, оформления визы и т.п. Работодатель возмещает работнику иные расходы, если они произведены с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).
Работодатель обязан ознакомить работника с данным документом под роспись при заключении трудового договора.

Возмещение расходов, связанных с переездом на работу в другую местность

Работодатель возмещает работнику расходы, связанные с переездом в другую местность в случае, если переезд производится по предварительной договоренности между работником и работодателем.
Под другой местностью следует понимать местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта. В отношении городов федерального значения и тех субъектов федерации, административными центрами которых они являются, могут действовать иные правила.
Место нахождения работодателя — юридического лица в соответствии с п. 2 ст. 54 ГК РФ определяется местом его государственной регистрации. Адрес его места нахождения фиксируется в учредительных документах, а также в Едином государственном реестре юридических лиц (п. 5 ст. 54 ГК РФ).
Возмещению подлежат следующие расходы:
- расходы по переезду работника;
- расходы по переезду членов семьи работника;
- расходы по провозу имущества;
- расходы по обустройству на новом месте жительства.
Работодатель вправе не возмещать расходы по переезду, если им были предоставлены работнику соответствующие средства передвижения.
Порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Возможно определение порядка и размера возмещения расходов соглашением сторон трудового договора.
При переезде в другую местность работнику, заключившему трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, государственных внебюджетных фондах, федеральных государственных учреждениях, возмещаются расходы в порядке и размере, установленном постановлением Правительства РФ от 11.08.2007 № 514.
Согласно постановлению работник обязан полностью вернуть средства, полученные в связи с переездом на работу в другую местность, если он не явился на работу или отказался приступить к работе без уважительной причины, а также если он до окончания срока работы, установленного трудовым договором, а при отсутствии определенного срока — до истечения одного года работы уволился по собственному желанию или был уволен за виновные действия, которые в соответствии с законодательством РФ явились основанием для прекращения трудового договора.
Работник, который не явился на работу или отказался приступить к работе по уважительной причине, обязан вернуть выплаченные ему средства за вычетом понесенных расходов по его переезду и переезду членов его семьи, а также по провозу имущества.
При переезде в другую местность работнику, заключившему трудовой договор о работе в государственных органах субъектов Российской Федерации, государственных учреждениях субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления и муниципальных учреждениях, возмещаются расходы в порядке и размере, установленном нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации или нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Возмещение расходов, связанных со служебными поездками 

Работа в пути или работа, имеющая разъездной либо экспедиционный характер, а также работа в полевых условиях выполняется работником на постоянной основе по месту своей основной работы на всем протяжении трудового договора с подчинением правилам внутреннего распорядка работодателя, этот договор подписавшего. В этом ее отличие от командировки, при которой работник в течение определенного срока разово выполняет свою трудовую функцию вне места своей постоянной работы с подчинением правилам внутреннего трудового распорядка работодателя, с которым он в трудовых отношениях не состоит.
Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель обязан возмещать следующие расходы:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы.
Работодатель возмещает работнику иные расходы, произведенные работником, если они сделаны с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором, локальным нормативным актом работодателя, соглашениями, а также трудовым договором.
Работодатель обязан определить перечень работ, профессий, должностей работников, работа которых носит разъездной характер, протекает в пути, или в полевых условиях, носит экспедиционный характер.
В отсутствие такого перечня трудовые отношения, связанные со служебными перемещениями работников, регулируются законодательством о командировках.

Возмещение расходов при использовании личного имущества работника

Выплата компенсации и возмещение расходов, связанных с использованием работником личного имущества, является обязанностью работодателя, а размер компенсации и возмещения определяется соглашением сторон.
Работодатель обязан возместить расходы только при наличии одновременно следующих условий:
- имущество работника используется с согласия или ведома работодателя;
- имущество работника используется в интересах работодателя.
Виды имущества, которые могут использоваться работником при исполнении трудовых обязанностей:
- инструмент;
- личный транспорт;
- оборудование;
- другие технические средства и материалы.
Например, надомнику может быть частично компенсирована оплата коммунальных услуг, а также услуг телефонной связи и т.п.
Работодатель обязан компенсировать работнику:
- использование личного имущества работника (износ/амортизацию инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов);
- расходы, связанные с использованием личного имущества работника (ремонт, обновление, приобретение комплектующих и расходных материалов, топлива, горюче-смазочных материалов).
Размер возмещения расходов должен быть определен соглашением сторон трудового договора. Обязательна письменная форма соглашения.

Источник: rostrud.gov.ru