Успешная командировка с возмещением понесенных расходов

При направлении работника в командировку должны соблюдаться определенные требования. С вопросами, касающимися порядка направления работника в командировку, прав работника и обязанностей работодателя, редакция обратилась в  Государственную инспекцию труда в Республике Башкортостан.

- Оксана Вячеславовна, какими нормативными актами регулируется направление работника в служебную командировку?
- Порядок направления работника в командировку регулируется Трудовым кодексом РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. 

- Что понимается под служебной командировкой? Чем она отличается от разъездной работы и вахты?
- Служебной командировкой, согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ, считается поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Если работа по своей сути имеет разъездной характер, выполняется в пути, то командировкой уже не является. В отличие от вахты, которая предполагает постоянную работу в отдаленной местности, в командировку, как правило, едут единоразово, чтобы выполнить служебное поручение. 
Но вот с чем в последнее время приходится сталкиваться. Лазейкой для работодателя стала подмена вахтового метода работы направлением в командировку в целях ухода от предоставления гарантий и компенсаций, связанных с работой в районах Крайнего Севера. 
Мало кто из работников при трудоустройстве вникает в документальные нюансы и, отработав вахту,  не понимает, почему у него нет льготного северного стажа, доплаты, отпуска, районного коэффициента? Ответ прост: он находился в командировке, которая подлежит оплате в размере среднего заработка (с возмещением расходов, связанных с поездкой) без каких-либо дополнительных гарантий и компенсаций. Поэтому вахтовый метод работы обязательно должен быть прописан в трудовом договоре. 
- Кто может быть направлен в командировку, а кого отправлять в командировку нельзя?
- Работник может отказаться от командировки только в том случае, если в его трудовом договоре есть условие об отсутствии командировок или в командировочном задании указана работа, не предусмотренная трудовым договором. 
Ряд категорий работников можно направить в командировку только при наличии письменного согласия и если это не запрещено им по состоянию здоровья:
- женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет; 
- одинокие родители и опекуны, воспитывающие детей до 14 лет; 
- работники, имеющие детей-инвалидов; 
- родитель ребенка до 14 лет, если супруг или супруга работает вахтовым методом, призван на военную службу по мобилизации либо заключил контракт; 
- родители трех и более детей в возрасте до 18 лет, если младшему из них не исполнилось 14 лет; 
- работники, которые ухаживают за больным членом семьи в соответствии с медзаключением; 
- инвалиды. 
Все названные категории работников работодатель обязан письменно уведомить о праве отказаться от командировки. 
Есть категории работников, которых вообще нельзя направлять в командировку:
-  беременные женщины;
- несовершеннолетние, за исключением спортсменов и творческих работников; 
- сотрудники, заключившие ученический договор, если командировка не связана с обучением; 
- инвалиды, если такое ограничение указано в медзаключении или индивидуальной программе реабилитации; 
- работники, выдвинутые кандидатами в период проведения выборов. 

- Каков порядок направления работника в служебную командировку?
- Для того чтобы направить работника в служебную командировку, необходимо распоряжение работодателя в письменной форме. Перед оформлением приказа нужно выяснить, не относится ли работник к категории лиц, которых запрещено направлять в командировку, либо для этого необходимо его письменное согласие. 
До поездки работодатель обязан выдать командированному сотруднику аванс на оплату расходов на проезд, наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). 
Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, указанной в приказе, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья, величины суточных, установленных в организации для командировок по России и за ее пределы. 
По возвращении из командировки сотрудник обязан представить авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу на командировочные расходы.

- Расскажите подробнее, что входит в суточные? Каков порядок их выдачи?
- Суточные возмещают командированному работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне дома. Сотрудник сам решает, на что их потратить. Но зачастую это траты на питание, если, конечно, сумма позволяет возместить, допустим, стоимость обеда. 
Размер суточных для командировок по России и за границу работодатель утверждает самостоятельно в своем локальном нормативном акте, например, в Положении о командировках. Но предусмотрены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ. Они составляют не более 700 рублей за каждый день командировки на территории РФ и не более 2 500 рублей – за границей. 
Для некоторых лиц, например федеральных государственных гражданских служащих, размер суточных при нахождении в командировках на территории ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей установлен Указом Президента РФ от 17.10.2022 № 752. 
Суточные  положены за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни; время, проведенное в пути; а также за период нетрудоспособности, наступившей в командировке.
Суточные включаются в аванс, выдаваемый работодателем командированному сотруднику до поездки, то есть выплачиваются до начала поездки. Конкретные сроки прописываются в локальном акте. В противном случае после возвращения сотрудника работодателю придется выплатить компенсацию за задержку выплаты.

- Какие виды расходов подлежат возмещению? Каков порядок оплаты командировочных расходов? В какие сроки они должны выдаваться?
- В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Нормы и правила возмещения командировочных расходов организация устанавливает в своем локальном нормативном акте, например в Положении о командировках. В Налоговом кодексе РФ есть только нормы суточных, не облагаемых НДФЛ и взносами, о чем мы уже говорили. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам федеральных госорганов и госучреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ.
Аванс на оплату командировочных расходов работодатель обязан выдать до поездки – конкретные сроки выплаты (то есть, за сколько дней до командировки) также прописываются в локальном нормативном акте работодателя. 

- Каковы особенности однодневых командировок? Выплачиваются ли суточные в этом случае?
- Однодневная командировка предполагает, что для выполнения служебного задания работника направляют в местность, откуда он может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. Никаких отличий от многодневных командировок при оформлении поездки на один день нет. 
При возмещении расходов также действуют те же правила и гарантии, но с некоторыми особенностями. Так, оплачиваются подтвержденные документами расходы по проезду и другие согласованные с работодателем траты.  
Что касается суточных, то при командировках на один день по России их не выплачивают. На то есть прямое указание в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки. 
Но если суточные все же выдали работнику, то всю сумму включают в его совокупный доход и облагают НДФЛ. А вот если речь идет об однодневной командировке за границу, то на суточные рассчитывать можно. Их выплачивают в размере 50 % от «заграничной» нормы суточных, установленной в организации. 

- Каков порядок отчета по служебным командировкам?
- По возвращении из командировки сотрудник обязан представить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах (приложив подтверждающие документы, чеки) и произвести окончательный расчет по выданным ему деньгам на командировочные расходы. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней с момента выхода на работу после командировки.  

 - Какие нарушения допускаются руководителями при направлении сотрудников в служебные командировки?
- Если они и допускаются, то единичные – говорю это, исходя из нашей правоприменительной практики. Жалобы от работников по этой тематике поступают очень редко. 
Но вот на что хотелось бы обратить внимание. В начале нашего разговора я уже отметила, что своеобразной лазейкой для работодателя стала подмена вахтового метода работы направлением в командировку в целях ухода от предоставления гарантий и компенсаций, связанных с работой в районах Крайнего Севера. 
Доказать, что это была именно вахта, можно в судебном порядке – есть успешная практика на этот счет. Чтобы избежать судебной тяжбы, работникам следует быть очень внимательным при оформлении трудового договора – вахтовый метод работы обязательно должен быть прописан в трудовом договоре. 

- Оксана Вячеславовна, что Вы пожелаете работникам и работодателям в наступившем Новом году?
- В первую очередь, конечно, здоровья, стабильной работы, финансового благополучия, уверенности в завтрашнем дне. Пусть наступивший год для всех нас будет удачным и светлым. А в связи с тематикой нашего сегодняшнего разговора хочется пожелать всем только успешных командировок с возмещением всех понесенных расходов!