Трудовые книжки в 2023 году: новые бланки и новый порядок ведения

С 1 января 2023 года вступил в силу ряд нормативных актов, касающихся трудовых книжек: вводится новый бланк документа и отчетность по учету работников. В Государственной инспекции труда в Удмуртской Республике рассказали об этих значимых изменениях.

Трудовые книжки сегодня

В настоящее время вся информация о трудовой деятельности в организациях и на предприятиях ведется в электронном виде. С 1 января 2021 года трудовая книжка  на работника, поступающего на работу  впервые, не заполняется (Федеральный закон от 16.12.2019 №439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»).
Однако трудовые книжки в привычном бумажном варианте продолжают существование. Приказ Минтруда России от 19.05.2021 №320н  «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (далее – приказ), вступивший в силу с 1 сентября 2021 года, объединил и упростил правила ведения, заполнения разделов трудовой книжки и исправления неточностей. 
Согласно постановлению Правительства РФ от 24.07. №1250 «Об отдельных вопросах, связанных с трудовыми книжками, и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации и отдельных положений  некоторых актов Правительства Российской Федерации» трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2023 года.
Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат. 
Имеющиеся у работодателей бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в них старого образца действительны и могут использоваться без ограничения срока.

Формы книжки и вкладыша

В новых книжках и вкладышах увеличили количество страниц для сведений о работе и уменьшили для информации о награждении. 
Так, в форме книжки 14 разворотов отвели для сведений о работе, 7 — для информации о награждении. До вступления в силу приказа было предусмотрено по 10 разворотов для каждых.
Вкладыш в трудовую книжку изготавливается по утвержденной форме трудовой. Только для него предусмотрено меньшее количество разворотов: 12 — для сведений о работе и 5 — для награждений.
На титульном листе предусмотрели отметку о том, что печать ставить нужно при ее наличии.
Содержание документов осталось прежним.
Отметим, обновленные трудовые книжки потребуется выдавать только взамен утраченных или испорченных. На трудоустроенных впервые работников оформлять книжки уже не нужно.

Внесение записей

Заполнять трудовые книжки разрешили как вручную, так и с помощью технических средств или штампов (печатей). Для одной записи можно применить оба способа.
Ранее записи вносились только перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером, а также световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета. С 01 сентября 2021 года это стало рекомендацией.
Сведения о работе по совместительству можно вносить как в хронологическом порядке, так и блоками — одновременно о приеме и об увольнении.
В записи об увольнении в связи с переводом сотрудника на другую постоянную работу необходимо указывать наименование юрлица или ИП, к которому он уходит.

Учет книжек и бланков

Для учета трудовых книжек и вкладышей, а также их бланков работодатель должен разработать свои формы книг (журналов). Их нужно пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя и печатью юрлица, если она есть. Утвержденные формы утратили силу.

Выдача трудовой книжки

В случае если работник написал заявление о ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде, работодатель должен вернуть бумажную трудовую книжку не позже 3 рабочих дней со дня подачи заявления. В случае если указанное заявление подано работником менее чем за три рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка выдается работнику не позднее дня увольнения.
При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, которая заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии печатей): 
- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;
- в графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки;
- в графе 3 делается запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- в графе 4 указывается заявление работника с фиксированием даты и номера его регистрации.

Сроки представления отчетности ЕФС-1

С 1 января 2023 года постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 №245п утверждена единая форма  «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» — ЕФС-1:
- в случаях перевода на другую постоянную работу, подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде — сведения подаются не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ (распоряжение), которые подтверждают оформление перевода, либо подано соответствующее заявление;
- в случаях приема на работу, приостановления и возобновления действия трудового договора в соответствии со ст. 351.7 ТК РФ, увольнения — не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем издания приказа. 
Также с 1 января 2023 года Приказом  Минтруда России от 19.10.2022 №677н отменена форма справки 182н, которую требовалось выдавать при увольнении работника. Сведения о выплатах предыдущих работодателей новому работодателю сообщит Социальный фонд России.

Ответственность работодателя

Напомним об ответственности работодателя за исполнение установленных законодательством требований.  
Работодатель несет ответственность:
- за задержку по своей вине выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника; 
- за внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;
- за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган Единого фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации. 
В 2022 году в Удмуртской Республике за нарушение порядка представления формы  СЗВ-ТД к административной ответственности по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ  «Нарушение установленных законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования порядка и сроков представления сведений (документов) в органы Пенсионного фонда Российской Федерации» было привлечено:
- 623 виновных лица в виде штрафа на сумму 186,9 тыс. руб; 
- 376 виновных лица в виде предупреждения.
Обратите внимание: если неправильная формулировка основания и (или) причины увольнения в сведениях о трудовой деятельности препятствовала поступлению работника на другую работу, суд принимает решение о выплате ему среднего заработка за все время вынужденного прогула.