Трудовая книжка на бумаге и онлайн: что нового?

Трудовая книжка была и остается важнейшим документом каждого работника. Об актуальных изменениях в порядке ее ведения, а также необходимых действиях работодателя по передаче сведений в Пенсионный фонд России рассказали в  Государственной инспекции труда в Ростовской области.

- Ольга Анатольевна, сохраняют ли свое действие в 2022 году традиционные трудовые книжки в бумажном виде? Что изменилось в требованиях к их ведению?
- Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. 
В ч. 3 этой статьи в последней редакции появилась фраза о том, что трудовая книжка может не вестись, если это предусмотрено соответствующей нормой законодательства.
Нововведения коснулись всех работодателей: у каждой организации есть сотрудники, которые перешли на электронные трудовые, а есть те, кто решил сохранить трудовую книжку в бумажной форме.
Документ, с которым надо ознакомиться, — Приказ Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». Он вводит:
- новые бланки трудовых книжек и вкладышей к ним — будут действительны с 01.01.2023 г.,
- новый порядок ведения и хранения трудовых и вкладышей — действует с 01.09.2021 г.
Утратили силу Инструкция № 69 и постановление 
Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 г., которые в части положений противоречили требованиям Трудового кодекса РФ, поэтому кадровики допускали ошибки при заполнении трудовых книжек и вкладышей.

- Где должны храниться трудовые книжки в настоящее время? Когда работнику выдается трудовая книжка на руки?
- Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся у работодателя как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. 
Хранить их нужно в сейфах, металлических шкафах или в помещениях, куда нет доступа посторонним. 
Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них.
Законодателем регламентированы случаи выдачи трудовой книжки работнику. Во-первых, трудовая книжка выдается работнику в день увольнения. Кроме того, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), за исключением случаев, когда трудовая книжка на работника не ведется.

- Какими нормативными актами регулируется переход на электронную трудовую книжку  и ведение сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде? 
- Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен следующими нормативными правовыми актами:
- Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», которым внесены изменения в Трудовой кодекс РФ и установлена возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде;
- Федеральным законом от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», которым введена обязанность работодателей с 01.01.2020 г. представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности;
- Федеральным законом от 24.04.2020 № 136-ФЗ «О внесении изменений в статьи 2 и 11 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», которым Правительству РФ дано право устанавливать особый порядок и сроки представления в ПФР сведений о трудовой деятельности;
- постановлением Правительства РФ от 26.042020 № 590 «Об особенностях порядка и сроках представления страхователями в территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации сведений о трудовой деятельности зарегистрированных лиц», которым установлены новые сроки представления в ПФР сведений о трудовой деятельности с 26.04.2020 г.

- Каков в настоящее время порядок перехода на электронную трудовую книжку?
- Лица, не имевшие возможности подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся:
1) работники, которые по состоянию на 31.12.2020 г. не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:
- временной нетрудоспособности;
- отпуска;
- отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31.12.2020 г. не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.
- Как работник может проверить, какие сведения внесены в его электронную трудовую книжку? 
- При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет работодатель (по последнему месту работы), управление Пенсионного фонда России или МФЦ. Услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека.
Просмотреть сведения электронной  трудовой книжки застрахованные лица могут через личный кабинет гражданина на сайте ПФР или портал «Госуслуг», а также через соответствующие приложения для смартфонов.

- Как происходит передача сведений о трудовой деятельности работника (при электронном ведении) в случае его увольнения? 
- Передача сведений о трудовой деятельности работнику — обязанность работодателя (хотя и не всегда) в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. При увольнении работника работодатель в день прекращения трудовых отношений обязан предоставить работнику данную информацию.

- Какие нарушения выявляются при проведении проверок Государственной инспекцией труда в сфере ведения и хранения трудовых книжек? 
- Из последних зафиксированных Гострудинспекцией нарушений отметим: 
- нарушение порядка и оснований выдачи трудовой книжки на руки работнику; 
- ошибки при внесении записи приема и увольнения.

- Каким нормативным актом установлено требование передачи сведений о трудовой деятельности и стаже работника в Пенсионный фонд России? Каково значение этой передачи?
-  В рамках реализации проекта «Электронная трудовая книжка» 16.12.2019 г. приняты Федеральные законы № 436 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и № 439 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», устанавливающие обязанность работодателей  с 01.01.2020 г. представлять в ПФР отчетность по форме «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)». Форма СЗВ-ТД, порядок ее заполнения, формат сведений, а также дополнительная информация размещены на официальном сайте Пенсионного фонда РФ в разделе «Электронная трудовая книжка» (www.pfrf.ru).
Федеральным законом от 29.12.2015 № 385-ФЗ «О приостановлении действия отдельных положений законодательных актов Российской Федерации, внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и особенностях увеличения страховой пенсии, фиксированной выплаты к страховой пенсии и социальных пенсий» внесены изменения в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

- Какие сведения в Пенсионный фонд России обязан передавать работодатель?
- Работодатели представляют в Пенсионный фонд Российской Федерации  следующие виды отчетности:
- сведения о застрахованных лицах (по форме СЗВ-М);
- сведения о страховом стаже застрахованного лица (по форме СЗВ-СТАЖ);
- сведения о трудовой деятельности (по форме – СЗВ-ТД);
- сведения, предусмотренные частью 4 статьи 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений» (по форме ДСВ-3).
Данные о начисленных страховых взносах учитываются на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц на основании данных, переданных ФНС России в ПФР.

- Каковы сроки подачи сведений о работнике в Пенсионный фонд России?
- СЗВ-М сдают ежемесячно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным. СЗВ-ТД сдают в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем начала работы или увольнения. СЗВ-СТАЖ и опись передаваемых сведений по форме ОДВ-1 сдают раз в год — до 1 марта года, который следует за отчетным.

- Какие санкции предусмотрены в случае несвоевременной подачи сведений в ПФ РФ, неполной или недостоверной информации?    
- Действующим законодательством предусмотрено два различных субъекта правоотношений в области персонифицированного учета: по Федеральному закону № 27-ФЗ — страхователь и по КоАП РФ – должностные лица (директор, индивидуальный предприниматель и т.п.).
Финансовые санкции, применяемые к страхователю в соответствии с Федеральным законом № 27-ФЗ:
-  за несоблюдение страхователем срока представления сведений применяется штраф в размере 500 руб. за каждое застрахованное лицо;
- за  представление страхователем неполных и (или) недостоверных сведений также применяется штраф в размере 500 руб. в отношении каждого застрахованного лица.

-  За несоблюдение страхователем порядка представления сведений в форме электронных документов применяются финансовые санкции в размере 1000 руб.
При выявлении ошибок/несоответствий территориальными органами ПФР в адрес страхователя направляется уведомление, в течение 5 рабочих дней с момента получения такого уведомления страхователь обязан внести исправления в ранее представленные сведения, тем самым избежав применения финансовых санкций.
К должностным лицам организации (индивидуальному предпринимателю) за несвоевременное представление сведений, а также их представление в неполном объеме или искаженном виде либо отказ от их представления применяется штраф в размере от 300 до 500 руб. (примечание к ст. ст. 2.4, 15.33.2 КоАП РФ).