С 1 марта 2023 года вступят в силу единые требования к электронным кадровым документам
Номер журнала:
Рубрика:
С 1 марта 2023 года при создании электронных документов будут применяться единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой. Вводится справочник основных видов электронных документов, связанных с работой. Требования определены Приказом Минтруда России от 20.09.2022 № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе».
Электронный документооборот
22 ноября 2021 года вступил в силу Федеральный закон № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», регулирующий электронный документооборот (ЭДО) в сфере трудовых отношений.
Под электронным документо-оборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных трудовым кодексом РФ.
При этом переход на электронные документы не является обязательным, решение принимается каждой организацией самостоятельно. Работодатель вправе принять решение о введении в отношении кадровых документов электронного документооборота (за рядом исключений) путем издания соответствующего локального нормативного акта, который принимается с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном трудовым кодексом РФ.
Работодатели также имеют право выбора информационной системы, посредством которой планируется осуществлять электронный кадровый документооборот. Они могут использовать как собственную информационную систему, так и апробированную в ходе эксперимента подсистему ЭДО портала «Работа в России».
В случае введения электронного документооборота работодатель должен уведомить каждого работника о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО и о праве работника дать согласие на такое взаимодействие.
Переход на взаимодействие осуществляется в общем случае с письменного согласия работника. Отсутствие согласия работника на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота признается отказом работника от такого взаимодействия. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие впоследующем.
Работодатель обязан проинформировать об осуществлении электронного документооборота лицо, принимаемое на работу. Отсутствие согласия работника или лица, принимаемого на работу, на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО либо отсутствие у работника или лица, принимаемого на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения работника.
ЭДО касается документов, которые согласно трудовому законодательству и иным нормативным правовым актам, содержащим нормы трудового права, оформляются на бумажном носителе и (или) с которыми работников (лиц, поступающих на работу) необходимо ознакомить в письменной форме.
ЭДО не распространяется на:
- трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников;
- акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
- приказ (распоряжение) об увольнении;
- документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.
Единые требования
С 1 марта 2023 года будут действовать единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее — единые требования). Данный переходный период предусмотрен для комфортной реализации доработок программного обеспечения со стороны хозяйствующих субъектов.
Согласно единым требованиям электронный кадровый документ состоит из:
- основной части — PDF/A-1A-файла;
- приложения (если есть) в формате для текстовых, табличных, графических и структурированных данных;
- файла 1 или нескольких электронных подписей (при наличии) для первых 2 составных частей;
- машиночитаемой доверенности для подписи (при наличии);
- описания электронного документа в формате XML.
Также едиными требованиями закрепляются требования к наименованию структурных элементов электронного документа.
Реализация единых требований позволит обеспечить унифицированное электронное взаимодействие при обмене кадровыми документами между различными информационными системами, создать условия для исключения при формировании электронных кадровых документов возможных нарушений трудового законодательства.
Ответы на вопросы
Минтруд России дал ответы на часто задаваемые вопросы, касающиеся применения положений приказа от 20.09.2022 № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе».
| Вопрос | Ответ | |
| 1. | Распространяются ли единые требования на электронные документы, связанные с работой, сформированные до 1 марта 2023 года? | Нет. По умолчанию нормативные правовые акты обратной силы не имеют. Таким образом электронные документы, связанные с работой, созданные до вступления в силу единых требований, не нужно приводить в соответствие с едиными требованиями. |
| 2. | Обязательно ли разделять по отдельным файлам основную часть электронного документа, связанного с работой, и приложения к нему? | Да, обязательно. |
| 3. | Если документ подписан простой электронной подписью, то какой файл электронной подписи прикладывать как составную часть электронного документа? (абзац 4 п. 1 требований) | При подписании электронного документа, связанного с работой, посредством простой электронной подписи (ПЭП) файл подписи не прикладывается. В описании электронного документа, связанного с работой, указывается признак подписания документа данным видом подписи. |
| 4. | Может ли быть подписан электронный документ, связанный с работой, представителем работодателя, который не является владельцем организации и не имеет машиночитаемой доверенности, подтверждающей его полномочия? | Да, может, если полномочие представителя работодателя на подписание электронных документов, связанных с работой, от имени этого работодателя содержится в сертификате ключа электронной подписи. |
| 5. | Допускается ли применение присоединенной электронной подписи при подписании электронных документов? | Допускается использование для подписания только отсоединенной (открепленной) электронной подписи. |
| 6. | Обязательно ли подписывать и основную часть электронного документа, связанного с работой, и приложения к нему отдельно, или можно подписать все файлы разово? | В случае, если основная часть электронного документа, связанного с работой, и приложения к ней формируются одним файлом, который соответствует критериям основной части документа (соблюдены требования к формату и имени файла), допускается подписание такого «единого» файла без необходимости подписания основной части и приложения по отдельности. Однако если основная часть электронного документа, связанного с работой, и приложения к ней формируются как отдельные файлы (в разном формате), то и подписание осуществляется по отдельности. |
| 7. | Где публикуется описание электронного документа, связанного с работой? Как отслеживать актуальность используемого формата описания документа? | Формат описания электронного документа, связанного с работой (xml-схема), размещается на официальном сайте Минтруда России. В случае обновления новая версия xml-схемы также будет оперативно публиковаться на сайте Минтруда. Кроме того, уведомления о выпуске новой версии xml-схемы возможны и по иным популярным каналам (telegram-канал, социальные сети и т.п.). |
| 8. | Что делать, если на сайте опубликована новая версия формата xml-схемы описания электронного документа, связанного с работой? Как долго я могу использовать предыдущие версии? | При размещении новой версии XML-схемы предыдущая версия XML-схемы считается действительной в течение 12 календарных месяцев с месяца, следующего за месяцем размещения новой версии XML-схемы. При этом отмечаем, что если за короткий период времени будет выпущено более одной версии XML-схемы, то начало времени действия изначальной версии XML-схемы (12 календарных месяцев) отсчитывается с момента выпуска первого обновления XML-схемы и не обновляется с последующим выпуском новых версий XML-схем. Например, XML-схема v.1 опубликована в октябре 2022 года. Затем в феврале 2023 года выпущена новая XML-схема v.2, а в апреле 2023 года размещается обновленная XML-схема v.3. В данном случае отсчет срока действия XML-схемы v.1 начинается с марта 2023 года (месяц, следующий за месяцем размещения XML-схема v.2), а не с мая 2023 года (месяц, следующий за месяцем размещения XML-схема v.3). |
| 9. | В какой последовательности должны быть сформированы структурные элементы электронного документа, связанного с работой? Допускается ли создание описания электронного документа, связанного с работой, по истечении времени, а не в моменте подписания основной части (приложений к ней)? |
Описание электронного документа, связанного с работой, должно быть сформировано по итогу подписания основной части электронного документа и приложения к ней (при наличии) сторонами трудовых отношений. |
| 10. | Обязательно ли оформлять согласно единым требованиям все виды документов, изложенных в приложении к описанию электронного документа, связанного с работой? | Нет. Приложение к описанию электронного документа, связанного с работой, представляет собой справочник кодов документов (кадровых событий), которые в соответствии с ТК РФ могут быть оформлены в электронном виде. Данный классификатор используется работодателем только в случае, если такой работодатель решил перейти на электронный кадровый документооборот, приняв соответствующий локальный нормативный акт, содержащий в том числе перечень документов, которые будут оформляться в электронном виде. Таким образом, не все виды документов (кадровых событий) должны соответствовать приказу, а только те, которые выбраны работодателем для ведения в электронном виде. |
