Для перехода на кадровый электронный документооборот нужно оформить согласие на бумаге

Гострудинспекция в Республике Мордовия напомнила порядок перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО).

Кадровый электронный документооборот — это создание, подписание, использование и хранение в электронном виде документов, связанных с работой. Дублировать их в бумажном виде не требуется.

По общему правилу переход на кадровый ЭДО осуществляется с письменного согласия работника (ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ). Поэтому, если работник готов перейти на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, то согласие следует оформить в письменном виде (на бумажном носителе).

Если работник и работодатель перешли на КЭДО, то обмен документами между сторонами ведется посредством информационной системы, применяемой для КЭДО (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ).

Для обмена электронными документами работнику необходима электронная подпись. Работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование (ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ). Если стороны договорились, что работодатель возмещает сотруднику расходы на приобретение электронной подписи, такое условие можно закрепить в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему (ч. 4 ст. 57, ст. 72 ТК РФ).